Un certain nombreux d’outils, logiciels ou solution plus ou moins élaborés ou complexes, gratuits ou payants, sont à la disposition des utilisateurs en entreprises et organisations afin réaliser une veille plus ou moins approfondie de leur environnement, selon leurs besoins et les ressources dont elles disposent.
L’ambition de cet article est de vous proposer un panorama des solutions existantes sur le marché pour vous permettre d’apprécier le potentiel de celles-ci et de choisir l’outil le plus en adéquation avec vos objectifs.
Panorama des solutions gratuites de veille du marché
Les flux RSS :
Définition :
Un flux RSS (pour ‘Really Simple Syndication’) est un fichier texte au format XML dont l’objectif est de stocker une liste de contenus ou de pages web ainsi que des métadonnées. Par exemple, un flux RSS peut contenir comme données le titre des articles, une courte description et l’URL de chaque document. A chaque ajout d’information dans le fichier de syndication, l’ancienne version est écrasée pour un nouveau contenu.
Points forts :
- Un utilisateur peut s’abonner à un flux RSS à l’aide d’un lecteur de flux ou d’un navigateur. Il visualise alors une liste de l’ensemble des informations contenues dans le flux. Il est ainsi possible, en s’abonnant à un ensemble de flux ciblés, d’organiser une veille thématique.
- De nombreux sites utilisent des flux RSS : blogs, forums, sites d’information, moteurs de recherche (abonnement à une recherche spécifique), etc, ce qui permet un sourcing relativement précis et étendu.
Points faibles :
- Les flux RSS ne permettent pas de filtrer sur des mots-clés précis ; vous risquez d’être vite spammés par beaucoup d’information non pertinentes.
- Il est également à noter que depuis 2019, le navigateur Firefox ne prend plus directement en charge les flux RSS. Il faut maintenant utiliser une extension pour pouvoir s’abonner aux flux RSS et les lire.
Les alertes google :
Définition :
Il s’agit d’un service gratuit proposé par Google qui vous permet de recevoir des e-mails lorsque de nouveaux résultats s’affichent dans la recherche Google pour un sujet que vous avez préconfiguré. Plusieurs options sont disponibles, comme par exemple la fréquence des notifications, les types de sites affichés, la langue de la recherche ou encore la zone géographique.
Points forts :
Il s’agit d’un service totalement gratuit offert par Google, qui est aujourd’hui le moteur de recherche le plus utilisé du web.
Les grands sujets d’actualité sont bien couverts par ce système d’alertes : Google dispose aujourd’hui d’une couverture inégalée.
Points faibles :
- Les résultats d’une recherche tiennent compte des algorithmes de Google, qui utilise des systèmes automatisés pour compiler son index d’articles d’actualités. Ainsi, certains documents ou certaines sources de document n’apparaitront pas dans Google Actualités, et donc dans votre Google Alerte. Votre veille sera donc laissée totalement aux mains de l’algorithme du mastodonte américain.
Les agrégateurs gratuits :
Définition :
Il existe aujourd’hui sur le marché des agrégateurs de presse gratuits, qui vous permettent d’agréger les résultats de votre veille dans un seul flux.
Points forts :
Le prix, bien évidemment !
Du fait de leur ultra-simplicité dû au panel restreint de fonctionnalités, les agrégateurs gratuits ne nécessitent pas de formation.
Points faibles :
Le sourcing : les outils gratuits sont souvent limités sur la typologie et la volumétrie des sources.
L’absence de capitalisation : les outils de veille payant vous permettent la plupart du temps de capitaliser les documents pertinents pour votre veille, afin de les retrouver dans le futur, notamment pour les analyser.
Moyens de diffusion : les outils gratuits ne proposent pas de moyens de diffusion (ou alors dans leur version payante).
Manque de pérennité : les outils gratuits ont beaucoup plus de risques de péricliter ; dans ce cas, tout votre travail de veille pourrait être perdu.
Manque de précision : les requêtes et mots-clés utilisés avec des agrégateurs de flux RSS ne fonctionnent la plupart du temps que sur le titre, l’URL ou le chapeau du document, et non sur le texte intégral de la page.
Aller plus loin avec les solutions payantes de veille du marché
Présentation de la gestion de tout le cycle du renseignement :
Les outils payants vous permettent d’adresser l’ensemble du cycle de veille avec une analyse d’une multitude de données : l’expression des besoins, la recherche puis le traitement de l’information, et enfin sa diffusion.
Module d’administration : fonctionnalités clés
L’administration des documents dans une plateforme de veille, bien que souvent vu comme chronophage, est une phase clé dans l’étape de veille. De nombreuses fonctionnalités vous permettent de fluidifier et faciliter le travail dans les outils de veille payant : capitalisation et indexation automatique des documents dans un plan de classement personnalisé, taggage automatique, gestion automatisée des doublons, ou encore des règles automatiques sur les documents. Quelques outils proposent également une prédiction de validation de documents développée à partir d’algorithmes d’intelligence artificielle.
Module de partage de l’information : fonctionnalités clés
La diffusion des informations de la veille est également un point très important du cycle de veille. Bien que la newsletter reste le mode de diffusion le plus répandu, des alternatives sont également proposées dans certains outils. Dans un mode ‘push’, des recommandations directes de documents sont également disponibles dans certains outils. En parallèle, dans un mode ‘pull’, certaines plateformes ou solutions proposent la création de rapports / tableau de bord avec parfois un portail de diffusion dédié, la possibilité pour l’utilisateur de créer ses propres alertes, de s’abonner ou se désabonner à des newsletters existantes, ou encore de pousser des documents vers d’autres applications d’entreprise comme par exemple SharePoint.
Points forts :
- Le sourcing : les outils payants permettent pour la plupart un sourcing précis et réactif, qui permet d’obtenir des résultats et analyses beaucoup plus pertinents que par les outils gratuits. C’est notamment grâce à un sourcing efficace que vous pourrez découvrir des « pépites informationnelles » pour votre veille. A noter également qu’un scraping avancé, disponible dans les outils payants, vous permet de rester anonyme sur le web dans vos recherches.
- La plupart des outils, logiciels ou solutions vous permettent de capitaliser vos documents pertinents afin d’alimenter votre mémoire d’entreprise.
- Le traitement, la diffusion et l’analyse automatisée des résultats, qui peut faire appel à des technologiques d’intelligence artificielle, sont également des atouts indéniables pour les outils payants. Ils permettent un gain de temps significatif aux équipes de veille.
- Dans certains outils, l’intelligence collective est fortement encouragée grâce à des fonctionnalités collaboratives développées.
- L’intégration de votre plateforme de veille dans votre système d’information d’entreprise, par exemple via une authentification unique (qui vous permet d’éviter un mot de passe supplémentaire) ou un interfaçage avec votre intranet ou votre espace SharePoint, est également un point fort pour certains outils de veille. Votre plateforme de veille peut ainsi vous fournir une visualisation des données sous forme de tableaux de bords et / ou de rapports personnalisés pour améliorer la votre performance business grâce à une bonne analyse data.
- Enfin, la plupart des éditeurs logiciels proposent un accompagnement méthodologique et pratique lors du déploiement de vos projets de veille. L’expertise et expérience de leurs équipes est souvent un atout clé dans la réussite de votre projet.
Points faibles :
- Coût : une démarche de veille professionnelle nécessite la plupart du temps l’accès à outil dédié, et requiert donc une allocation de budget. Il est difficile de mettre en place des indicateurs de mesure de rentabilité sur ce type de projets ; cependant, il est certain qu’un outil puissant mais surtout bien paramétré et utilisé vous fera gagner beaucoup de temps et vous aidera à avoir une vision claire et documentée de vos sujets stratégiques.
Comment bien choisir son outil de veille ?
Pensez à vous poser les bonnes questions avant d’initier une démarche de Market Intelligence :
- Avant tout : quel est le périmètre du projet ?
- Comment se structure le service ? Quelles sont les ressources humaines dont disposent l’entreprise pour collecter et analyser l’information ? Qui sont les commanditaires de la veille ? Qui consomment les résultats de celle-ci ?
- Quel budget alloue-t-on à ce projet ?
- Quels objectifs sont à atteindre et comment les mesurer ?
Ces questions sont cruciales car elles permettent de définir de façon précise le modèle de veille à mettre en place, mais aussi éventuellement de limiter le périmètre si ressources disponibles sont restreintes. Définir les sujets et thématiques à surveiller permet de déterminer le périmètre de surveillance et de donner le bon cap à son projet de veille.
ChapsVision vous propose de découvrir sa solution de Market Intelligence, AMI EI, qui vous permet d’enregistrer et partager une multitude de données, de les visualiser en tableau de bord et de s’en servir pour le business de votre entreprise. Pour aller plus loin à propos du logiciel de Market Intelligence, vous pouvez également découvrir notre article à son sujet. Notre groupe ChapsVision propos également d’autres solutions et outils Data que vous pouvez découvrir ici.
