L’Intelligence Collective consiste à “partager des informations dans l’objectif commun de faciliter la prise de décision”. Dans toute entreprise, plusieurs collaborateurs qui prennent ensemble une décision, ou encore les équipes chargées de collecter, analyser, partager et diffuser de l’information créent naturellement une démarche d’Intelligence Collective de groupe.
Intelligence collective, comment la mettre en place ?
Une démarche d’Intelligence Collective peut se construire à partir d’une veille stratégique complétée par des travaux en équipe issus de la connaissance des collaborateurs du groupe / de l’entreprise. En effet, partager les résultats de la veille à une équipe d’utilisateurs permet non seulement la circulation d’informations clés, mais favorise également la contribution et le partage d’expertise de chacun dans un objectif d’enrichissement de la mémoire d’entreprise.
Quatre éléments sont essentiels pour faire émerger une démarche d’Intelligence Collective au sein des entreprises :
- Identifier tous les profils d’individus utilisateurs pour définir le besoin en informations et les thématiques à inscrire dans le spectre de veille : les commanditaires, les veilleurs ou analystes, les référents experts et les consommateurs de la veille. Pensez à bien intégrer le manager ou les managers d’équipes dans cette identification des profils. Ce groupe interne constitue une véritable communauté, une véritable équipe ayant les compétences pour mener à bien ce projet.
- Allouer les ressources nécessaires à la mise en place du projet (ressources physiques, informations, connaissances, relations), sans oublier les mécanismes d’interaction essentiels (navigateurs de base de données, supports visuels de discussion…). Un mode de gouvernance régit par des règles d’usage doit être instauré afin de constituer le socle méthodologique qui régule la démarche d’Intelligence Collective.
- Définir le cadre de la démarche en fixant des objectifs et résultats que les membres de la communauté doivent atteindre, ainsi que des outils d’évaluations de ces résultats.
- Enfin, la diffusion et le partage de l’information à l’ensemble des individus de l’entreprise est la phase finale d’un projet d’Intelligence Collective. Cette phase nécessite d’identifier les destinataires et utilisateurs finaux afin de les alimenter en information, mais aussi de permettre leur contribution et enrichir ainsi la base de connaissances existante.
Intelligence collective, quels sont les facteurs clés de réussite ?
La réussite d’un tel projet réside dans plusieurs facteurs :
- L’instauration d’une culture de partage de l’information sponsorisée par la direction
Le management doit encourager ces partages d’information, notamment au travers d’un projet d’entreprise. Il doit favoriser les interactions sociales et permettre à chaque individu membre de l’organisation de faire entendre sa voix afin que tous les collaborateurs avancent à l’unisson. Cela peut potentiellement nécessiter une action de formation afin de monter en compétences. - L’animation du réseau avec la mise en place de livrables et moment d’échange réguliers
Ces derniers peuvent prendre la forme de newsletters, workshops, livre, conférences … afin de fédérer, sensibiliser et former les collaborateurs aux idées de la veille. Cette animation régulière doit permettre d’engager chaque collaborateur dans cette démarche globale, d’encourager le dialogue et d’enrichir l’Intelligence Collective de l’entreprise. - La valorisation de travail des veilleurs
Il est primordial pour le groupe de faire reconnaître la valeur de leur travail, à la fois au sein de l’organisation, mais aussi par management et le département des ressources humaines. Cette mise en avant permet d’encourager le partage des idées tout en conservant un point de contact clé pour les collaborateurs des entreprises, point de contact qui permet également de bien tracer les informations transmises. De par ce point de contact, les collaborateurs sont encouragés à devenir “acteurs” de la collecte d’information en lui transmettant des informations nouvelles ou enrichies. Ce « circuit retour » et les collaborateurs qui le composent doivent être également valorisés.
Au-delà de la dimension organisationnelle et méthodologique inhérente à une démarche de veille, il est primordial d’opter pour un outil de veille favorisant l’interactivité et le partage de l’information.
La mise à disposition d’un portail de partage de l’information est un excellent moyen d’encourager chaque collaborateur à laisser des commentaires ou notations sur les documents disponibles, ou partager de l’information. C’est souvent un outil indispensable pour permettre à la communauté d’enrichir la performance de la mémoire collective de l’entreprise.
Démarche d'intelligence collective, pourquoi la mettre en place ?
Le mise en place d’une démarche d’Intelligence Collaborative présente de nombreux avantages pour les organisations. Surtout, elle répond à des enjeux métiers connus de tous : maîtrise de l’environnement, connaissance du marché et de la concurrence, identification et anticipation des impacts qu’une nouvelle information (une réglementation inédite, par exemple) pourrait avoir sur le marché ou la commercialisation d’un produit.
Une réponse concrète à des enjeux métiers communs
Pour répondre à ces enjeux, il est essentiel de s’attacher avec précision à l’ensemble des veilles à mettre en place et de les rendre les plus pertinentes possibles pour les utilisateurs finaux. L’Intelligence Collaborative, justement, permet à chaque individu final de bénéficier d’une vision 360° de son environnement, notamment grâce à une mutualisation des expertises sous l’impulsion du manager. Dans ce sens, elle peut contribuer à la prise de décisions ou à la mise en place d’actions opérationnelles selon la ligne de conduite de votre organisation.
Une démarche à mettre en place en entreprise
L’Intelligence Collaborative peut profiter à tous les collaborateurs mais tous n’en attendent pas les mêmes résultats. Généralement, le besoin premier est avant tout stratégique, émanant de la direction générale, des managers, ou du service marketing. Cependant, d’autres métiers peuvent y trouver un intérêt. Entre autres, la R&D pourrait avoir besoin d’une veille plus scientifique tandis que les juristes préféreraient garder un œil sur la règlementation. Le manager de la communication, de son côté, s’attache souvent à la réputation de l’entreprise et aux communications concurrentes.
Désiloter l’information avant tout
De nouveaux types de collaborations peuvent découler de la diffusion de l’information au sein de l’organisation toute entière. La circulation d’informations de façon transverse permet de décloisonner des métiers qui n’ont pas l’habitude de communiquer ou travailler ensemble, de rapprocher des entités qui ne sont pas présentes sur le même site géographique, ou encore de mettre en relation des collaborateurs aux statuts hiérarchiques différents. L’Intelligence Collaborative permet ainsi de mélanger les cultures, de rapprocher les individus et de favoriser l’inclusion, les échanges, la réflexion et l’innovation.
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