Définition d’un cahier des charges
Le cahier des charges est un document de référence qui permet de définir les contours de votre projet de CRM. Sa rédaction va vous permettre de rassembler toutes les données de votre projet. Que ce soient les attentes et contraintes liées à votre entreprise, les différentes fonctionnalités attendues du logiciel, l’usage que vous souhaitez avoir de l’outil. Ce document va servir de référentiel pour l’élaboration et le processus de mise en place de votre CRM.
Quels éléments faut-il mettre dans le cahier des charges ?
Avant toute rédaction, il est important d’identifier et d’interroger les différentes parties prenantes du projet. Cela vous aidera ensuite pour définir le contenu de votre cahier des charges.
Tout d’abord le cahier des charges présente l’entreprise en mentionnant son activité, ses enjeux métiers, ses clients, ses différentes ressources et tout autre élément qui vous semble pertinent de mentionner. La première étape consiste à faire un diagnostic et un état des lieux actuel de votre gestion de la relation client.
Ensuite, il faut aborder l’organisation de l’équipe projet c’est-à-dire qui va se charger du projet ainsi que les rôles de chacun. Pensez également aux futurs utilisateurs de l’outil afin de les impliquer dans le projet. Cela permettra ensuite de les motiver davantage à utiliser le logiciel.
Rédiger un cahier des charges doit vous permettre de vous poser les bonnes questions qui serviront ensuite à identifier les fonctionnalités clés que devra avoir votre nouveau CRM et l’usage que vous aller en faire. Cela se détermine en fonction de comment votre relation client est organisée, qui sont les utilisateurs de ce nouvel outil et quels sont les besoins respectifs de ces collaborateurs. Ce sont principalement les équipes marketing et commerciales qui s’en servent pour la gestion de la relation client et pour le suivi des étapes de la vente. Mais aussi en fonction de votre environnement informatique de travail par exemple exprimer vos besoins d’interopérabilité avec votre système d’information, votre ERP et tout autre logiciel utilisé.
L’un des points les plus importants c’est d’avoir en tête quels sont les objectifs que vous vous êtes fixés en vous lançant dans la mise en place de solutions pour votre service client.
Les avantages d’un cahier des charges
Prendre le temps de rédiger un cahier des charges pour votre projet de logiciel CRM vous procure de nombreux avantages parmi lesquels :
- Avoir un guide pour faire votre choix entre plusieurs éditeurs de logiciels pour votre projet
- S’assurer de ne rien oublier pour le déploiement du projet et de disposer de l’ensemble des informations nécessaires à un seul et même endroit.
- Conserver une trace écrite de vos demandes et suivre les différentes étapes du projet
- Permettre à votre fournisseur de bien comprendre vos besoins et impératifs afin de vous fournir une solution adaptée. Le cahier des charges leur servira de modèle.
En conclusion, pour bien rédiger votre cahier des charges, prenez votre temps ! C’est un travail qui doit rassembler le plus de précisions possibles, n’hésitez pas à faire appel à vos différents services.
Pour donner suite à cet article sur comment bien rédiger un cahier des charges pour votre projet CRM, ChapsVision vous propose d’aller plus loin en découvrant comment bien utiliser votre CRM.
Si vous voulez améliorer vos relations clients, notamment en bénéficiant d’un référentiel client unique 360° et si vous souhaitez équiper vos équipes commerciales, marketing et service client d’un logiciel indispensable à leurs activités, n’hésitez pas à nous contacter.
